Eメールはこう使う的な講釈をする気はないのですが、10年以上もメールを使ってきた立場上初歩的なビジネスでのメールでやめたほうがいいこといくつかご紹介したいと思います。

メールの件名　「○△□株式会社 田中です」ではなく、要件を一行で！

メールの件名に「○△□株式会社 田中です」となっていることがよくあります。
できればやめましょう。なぜなら、誰からきたメールかは、メールアドレスの差出人を見ればわかるからです。件名で自分がだれかを名乗る必要はありません。

メールを開く前に知りたいのは、何のメールか、つまり要件です。

ですから、件名には「新商品催促ツールの件」
というふうな何について書いてあるメールかがわかるように書きましょう。

さらに欲をいえば、「迷惑メールによくある件名」はマナーとして避けましょう。
こういった件名で送信している場合、あなたのメールを相手が読まない、もしくは迷惑メール対策ソフトで自動にゴミ箱や迷惑メールフォルダに割り当てられる可能性があるからです。必ず読んでもらいたいメールならなおさら、です。とはいっても「迷惑メールによくある件名」が普通はわからないのでたとえばこんな感じ。

迷惑メールにありがちな件名
「ご無沙汰しています」
「お久しぶりです」
「お元気ですか」
「アドレス変えました」
「お詫び」
「先日の件」

こうしてみると思わず使ってしまいそうな件名ばかりですね。

メールの差出人設定を見直そう

差出人の設定が相手にわかる名前になっていない場合は、メールのアカウント情報を変更しましょう。

×わかりにくい
Taro　Tanaka　（英語でわからない）
田中 太郎　　　（どこの田中かわからない）

○わかりやすい
「○△□株式会社　営業部 田中」　会社名・部署名・肩書・名前など、入れましょう。

右はOutLookExpressの例ですが、この「表示名」の例がローマ字表記になっているためにこれに合せてしまう方が多いようです。

 

 

 

今やPCは仕事に欠かせないものになり、メールはできて当たり前な時代となりましたが、こういうちょっとしたことができるとさらにメールが便利になりますし、お互いにスムーズに仕事が進みます。